Hinweisgebersystem Business Practices Office (BPO)

Das Hinweisgebersystem BPO nimmt Hinweise auf Regelverstöße entgegen. Es ist ein wichtiges Element guter Unternehmensführung.

Nur wenn Regeln und Normen eingehalten werden, können wir Schaden von unserem Unternehmen, unseren Beschäftigten und Geschäftspartnern abwenden. Die Einhaltung von Gesetzen und internen Regelungen hat für die Mercedes-Benz Group hohe Priorität. Fehlverhalten muss daher frühzeitig erkannt werden. Um Hinweisen auf Verstöße mit hohem Risiko für das Unternehmen, seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Geschäftspartner fair und angemessen nachzugehen, haben wir 2006 das Hinweisgebersystem BPO (Business Practices Office) eingerichtet. Das BPO ermöglicht es weltweit Beschäftigten sowie externen Hinweisgebern, Regelverstöße zu melden.

Zu Verstößen mit einem hohen Risiko gehören beispielsweise Korruptions-, Kartellrechts- und Geldwäschedelikte sowie Verstöße gegen technische Vorgaben oder Verletzungen von Umweltvorschriften sowie von Menschenrechten.

Die Mercedes-Benz Group ermutigt alle innerhalb und außerhalb des Unternehmens, die Regelverstöße im Zusammenhang mit der Mercedes-Benz Group beobachten oder aus konkretem Anlass vermuten, sich ohne Angst vor Repressalien an das BPO zu wenden und den Hinweis offen zu äußern.

Hinweisgeber, die auf der Grundlage konkreter Anhaltspunkte mögliche Verstöße melden, werden vom Unternehmen geschützt. Dabei wird die Vertraulichkeit ihrer Aussagen gewährleistet. Auch Beschäftigte, die das Gefühl haben, aufgrund ihrer Meldung eines Verstoßes Nachteile erlitten zu haben, werden durch das BPO geschützt. Die Diskriminierung oder Einschüchterung von Beschäftigten, weil sie einen Verstoß gemeldet haben, stellt einen Verstoß gegen unsere Verhaltensrichtlinie dar und zieht arbeitsrechtliche Disziplinarmaßnahmen nach sich. Hinweisgeber sollten ihre Identität offenlegen, damit ihnen Fragen gestellt werden können, die für die Untersuchung hilfreich sein könnten. Wenn ein Hinweisgeber darum bittet, dass seine Identität nicht an andere Stellen innerhalb des Unternehmens weitergegeben wird, wird dieser Bitte entsprochen.

Eine weltweit gültige Konzernrichtlinie regelt das BPO-Verfahren und die entsprechenden Zuständigkeiten. Sie hat das Ziel, eine faire und transparente Vorgehensweise zu gewährleisten, die sowohl den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit für den Betroffenen als auch den Schutz des Hinweisgebers berücksichtigt. Ebenso legt die Richtlinie den Maßstab fest, mit dem wir Regelverstöße beurteilen und über Konsequenzen entscheiden.

Das Hinweisgebersystem BPO nimmt Hinweise auf Regelverstöße entgegen.

Hinweise auf Regelverstöße werden auf den nachfolgenden Verfahrensstufen transparent und stets vertraulich durch das Hinweisgebersystem BPO bearbeitet:

Falls Sie konkrete Hinweise auf Regelverstöße mit hohem Risiko im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit der Mercedes-Benz Group haben, können Sie sich unter folgenden Meldewegen an das BPO wenden:

Kontakt Business Practices Office (BPO)

Mercedes-Benz Group AG
IL/CBP - Business Practices Office (BPO)
HPC E703
70546 Stuttgart
Deutschland
E-Mail: bpo@mercedes-benz.com

BPO-Meldeformular

Das Meldeformular können Sie nutzen, um Hinweise auf Verstöße mit hohem Risiko – auf Wunsch auch anonym – an das Hinweisgebersystem BPO zu senden.

Zum BPO-Meldeformular

Informationspflichten gemäß der DSGVO

In Brasilien, Japan, Südafrika und den USA steht eine BPO-Hotline zur Verfügung.

Gebührenfreie externe Hotlines

In Brasilien, Japan, Südafrika und den USA steht zudem eine Hotline zur Verfügung. Sollte Ihr Land hier nicht aufgelistet sein, kontaktieren Sie bitte das BPO per E-Mail (bpo@mercedes-benz.com) oder über das BPO-Meldeformular.

Erreichbarkeit von montags bis freitags 09:00 - 18:00 Uhr (jeweils lokale Zeit)

Land Hotline
Brasilien 0800 033 3391
Japan 0120 228 160
Südafrika 0800 983 994
USA Ostküste (Washington, D.C.): 877 482 5899
Westküste (San Francisco): 866 267 4360

Neutraler Mittler (Deutschland)

In Deutschland steht Hinweisgebern als weitere Anlaufstelle ein externer Neutraler Mittler zur Verfügung. Der Neutrale Mittler ist ein vom Unternehmen bestellter unabhängiger Rechtsanwalt, der gegenüber dem Unternehmen zur Verschwiegenheit verpflichtet ist.

Ihm können sich Hinweisgeber anvertrauen, wenn sie Anhaltspunkte für Regelverstöße im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit der Mercedes-Benz Group haben. Er nimmt Hinweise auf Regelverstöße von Beschäftigten, Kunden oder Geschäftspartnern des Unternehmens entgegen.

Als Rechtsanwalt unterliegt der Neutrale Mittler dem Unternehmen gegenüber der anwaltlichen Schweigepflicht. Dadurch können Hinweisgeber, die unerkannt bleiben möchten, gegenüber dem Unternehmen anonym bleiben. Mit Zustimmung des Hinweisgebers leitet der Neutrale Mittler den Hinweis – auf Wunsch in anonymisierter Form – an das Hinweisgebersystem BPO weiter.

Sie erreichen den Neutralen Mittler unter folgenden Kontaktdaten:

Kontakt Neutraler Mittler

Rechtsanwältin Dr. Regina Michalke
Kanzlei Hamm
Partner Rechtsanwälte
Wolfsgangstr. 92
60322 Frankfurt am Main
Tel.: +49 (0) 69 959 1900
E-Mail: regina.michalke@ra-neutralermittler.de

Bei der Nutzung des Hinweisgebersystems BPO sind länderspezifisch unterschiedliche rechtliche Anforderungen zu berücksichtigen. Sofern es die lokalen rechtlichen Anforderungen zulassen, sind anonyme Hinweise möglich. Ihnen wird gleichermaßen nachgegangen, wenn sie für Regelverstöße konkrete Anhaltspunkte enthalten. Dabei können Hinweise in allen Sprachen eingereicht werden. Bei Bedarf wird eine Übersetzung beauftragt.

Sofern Sie Ihre Kontaktdaten angegeben haben, erhalten Sie innerhalb kurzer Zeit (spätestens nach sieben Tagen) eine Eingangsbestätigung mit einer Beschreibung der weiteren Vorgehensweise und Zeitleiste bei der Beschwerdebearbeitung.

Nach Eingang des Hinweises führt das Hinweisgebersystem BPO eine risikobasierte Erstbeurteilung des potenziellen Regelverstoßes durch. Zu Fällen mit hohem Risiko für das Unternehmen zählen u. a. Korruptions-, Kartellrechts- und Geldwäschedelikte sowie Verstöße gegen Menschenrechte. Bei Hinweisen mit hohem Risiko für das Unternehmen, seine Beschäftigten oder Geschäftspartner erfolgt eine rechtliche Vorprüfung des Falles. Wenn sich der Verdacht bei der Prüfung erhärtet, wird der Fall mit einem konkreten Untersuchungsauftrag der zuständigen Untersuchungseinheit (z. B. Konzernsicherheit, Konzerndatenschutz, Konzernrevision, Rechtsabteilung, Einkaufsbereiche) zugewiesen.

Alle anderen Hinweise werden vom BPO an den zuständigen Bereich (z.B. Personalbereich, Konzernsicherheit, Konzerndatenschutz) weitergeleitet. Der Hinweisgeber wird zuvor über die Weiterleitung informiert. Zu solchen Fällen zählen beispielsweise Diebstähle, Untreue oder persönliche Bereicherungen mit einem Wert unter 100.000 Euro – sofern sie nicht im Bereich Korruption anzusiedeln sind.

Das BPO begleitet die Bearbeitung von Hinweisen bis zum Abschluss des Verfahrens. Dabei stellt das BPO höchste Vertraulichkeit sicher.

Bei Fällen mit hohem Risiko für das Unternehmen, seine Beschäftigten oder Geschäftspartner nimmt die zuständige Untersuchungseinheit ihre Arbeit auf.

Der potenziell Betroffene wird über den Verdacht unverzüglich schriftlich informiert, sofern dies aus ermittlungstaktischen Gründen möglich ist. Er erhält – so früh wie möglich – die Gelegenheit zur Stellungnahme. Auf Wunsch kann jeder potenziell Betroffene eine Vertrauensperson zur Befragung/Anhörung hinzuziehen (z. B. Mitglied der betrieblichen Interessenvertretung, Rechtsanwalt) und seine Führungskraft von dem Verdacht in Kenntnis setzen.

Solange ein Verstoß nicht nachgewiesen ist, gilt die Unschuldsvermutung. Belastende wie entlastende Tatsachen werden gleichermaßen in die Untersuchung einbezogen.

Darüber hinaus legen wir bei unserem Hinweisgebersystem Wert auf Fairness – sowohl im Umgang mit Hinweisgebern als auch mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie Geschäftspartnern, die von einem Vorwurf betroffen sind. Dabei wird stets der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit gewahrt und in jedem Einzelfall geprüft, welche Konsequenzen geeignet, erforderlich und angemessen sind.

Andere Fälle untersucht der jeweils zuständige Bereich (z. B. Personalbereich, Konzernsicherheit, Konzerndatenschutz).

Der vom Vorwurf Betroffene und gegebenenfalls die Führungskraft werden über den Fallabschluss informiert. Das Untersuchungsergebnis wird dem Betroffenen schriftlich mitgeteilt. Der Hinweisgeber wird, sofern er nicht anonym bleibt, ebenfalls über den Fallabschluss und die abschließende Entscheidung informiert.

Bei unzutreffenden Vorwürfen wird der Betroffene auf Wunsch rehabilitiert.

Hat sich der Verdacht bestätigt, wird der Fall an den Personalbereich übergeben. Der Betroffene wird gegebenenfalls erneut angehört, ebenso die Führungskraft des Betroffenen. Personalmaßnahmen werden unter Berücksichtigung des Prinzips der Verhältnismäßigkeit ergriffen. Bei einem Fehlverhalten eines Geschäftspartners werden entsprechende Konsequenzen ebenfalls nach dem Prinzip der Verhältnismäßigkeit ergriffen. Verweigert sich ein Geschäftspartner der Umsetzung eines gemeinsam erarbeiteten Konzepts zur Verbesserung oder tritt keine Besserung beim Geschäftspartner ein, setzt die Mercedes-Benz Group die Geschäftsbeziehung nach entsprechender Vorwarnung vorübergehend aus bzw. bricht diese ab.

Für die Beurteilung, welche Maßnahme als Reaktion auf einen Regelverstoß angemessen ist, werden regelmäßig unter Verhältnismäßigkeitsgesichtspunkten unter anderem folgende Kriterien berücksichtigt:

  • Art und Schwere des Regelverstoßes
  • Verschulden des Betroffenen (Vorsatz, Fahrlässigkeit)
  • Höhe, Umkehrbarkeit und Eintrittswahrscheinlichkeit des Schadens bzw. der Verletzung
  • Einstellung des Betroffenen zur Tat
  • Mitwirkung bei der Sachverhaltsaufklärung und/oder Wiedergutmachung des Schadens und/oder eine mögliche erfolgte Selbstanzeige des Betroffenen
  • Einflussvermögen der Mercedes-Benz Group auf den Geschäftspartner

Konkrete Personalmaßnahmen bei Regelverstößen richten sich nach dem lokalen Recht, können jedoch je nach Schwere des Regelverstoßes sowohl disziplinarische als auch arbeitsrechtliche Maßnahmen (z.B. Ermahnung, Abmahnung, ordentliche bzw. außerordentliche Kündigung, Reduzierung variabler Vergütungsbestandteile, Rückgabe-, Rückzahlungs- und/oder Schadensersatzforderungen) umfassen. Bei festgestellten Straftaten behält sich die Mercedes-Benz Group vor, Strafanzeige zu erstatten.

Maßnahmen gegenüber Geschäftspartnern richten sich ebenfalls nach lokalem Recht und den entsprechenden vertraglichen Vereinbarungen zwischen der Mercedes-Benz Group und dem Geschäftspartner.

Sämtliche Daten werden nach entsprechenden Aufbewahrungsfristen gelöscht.

Um das Vertrauen in das Hinweisgebersystem BPO stetig zu erhöhen und es bei den Beschäftigten noch bekannter zu machen, setzen wir auf unterschiedliche Kommunikationsmaßnahmen. So stellt das BPO Informationsmaterialien wie länderspezifische Infocards, Pocket Guides oder einen Erklärfilm bereit und informiert die Beschäftigten in Dialogveranstaltungen. Darüber hinaus informiert das BPO die Beschäftigten regelmäßig über die Anzahl gemeldeter sowie die Art zutreffender Verstöße und stellt quartalsmäßig Fallbeispiele zur Verfügung. Für Geschäftspartner verweist die Mercedes-Benz Group in ihren Responsible Sourcing Standards explizit auf das Hinweisgebersystem BPO.

Das BPO berichtet quartalsweise an das Board of Management und an den Aufsichtsrat über neu angelegte und geschlossene Fälle. Durch die Aufarbeitung von gemeldeten Vorgängen trägt das BPO zur kontinuierlichen Weiterentwicklung von Prozessen und Vorgaben im Compliance-Umfeld innerhalb der Mercedes-Benz Group bei.

Über das unternehmenseigene Hinweisgebersystem BPO hinaus beteiligt sich die Mercedes-Benz Group am Aufbau eines branchenweiten Beschwerdemechanismus im Rahmen des Nationalen Aktionsplans Wirtschaft und Menschenrechte der Bundesrepublik Deutschland.

Hinweisgebern und sonstigen Dritten bleibt der Rechtsweg zu den nationalen Gerichten vorbehalten. Insbesondere ist mit der Abgabe eines Hinweises auf Rechtsverletzungen und Regelverstöße kein Verzicht auf ein vorhandenes Klagerecht verbunden. Die Mercedes-Benz Group wahrt im Rahmen ihrer Ermittlungen stets Vertraulichkeit und es werden keine gesonderten Verschwiegenheitsvereinbarungen abgeschlossen. Wenn notwendig, kooperiert die Mercedes-Benz Group mit den staatlichen Strafverfolgungsbehörden.

Ihre Fragen und Anregungen bezogen auf das Hinweisgebersystem BPO der Mercedes-Benz Group richten Sie bitte an das Business Practices Offices:

Mercedes-Benz Group AG
IL/CBP - Business Practices Office (BPO)
HPC E703
70546 Stuttgart
Deutschland
E-Mail: bpo@mercedes-benz.com